KẾT HỢP CÁC QUY TRÌNH LÀM VIỆC VÀO CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

Chiến lược kinh doanh của bạn là nền tảng cho một công ty an toàn và hiệu quả. Nhân viên có thể đến và đi, nhưng chiến lược kinh doanh của bạn sẽ tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của công ty.

Việc kết hợp các quy trình làm việc vào chiến lược kinh doanh của bạn không chỉ giúp ích cho nhân viên mới. Họ cũng đảm bảo rằng công ty tạo ra kết quả chất lượng cho khách hàng và các bên liên quan nội bộ.

Lợi ích liên tục của việc kết hợp các quy trình làm việc vào chiến lược kinh doanh của bạn là vô tận. Bài viết này giải thích tất cả ưu điểm của quy trình làm việc, các loại quy trình làm việc khác nhau và quy trình từng bước xây dựng chúng vào hoạt động của bạn.

Tại sao lại bao gồm các thủ tục trong chiến lược kinh doanh của bạn?
Một quy trình làm việc là kết quả của việc tổ chức các trách nhiệm, nhiệm vụ, con người, thiết bị và công cụ theo trình tự tốt nhất có thể. Đó là một nguyên tắc hướng dẫn nhân viên tạo ra công việc có chất lượng. Các công ty liên tục xác định cách tốt nhất để hoàn thành một nhiệm vụ. Một quy trình làm việc đại diện cho phương pháp hành động hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất.

1. Tầm quan trọng của quy trình làm việc
Tại sao quy trình làm việc lại quan trọng? Đầu tiên, đó là cách tối ưu để tạo ra kết quả nhất quán. Quy trình làm việc đảm bảo rằng khách hàng hoặc đồng nghiệp nhận được giá trị tốt nhất từ người gửi. Khi bạn viết ra một tiêu chuẩn, khả năng kết quả cuối cùng sẽ là tích cực sẽ tăng lên. Nó đóng vai trò như một bản phác thảo và lộ trình hướng tới các sản phẩm có năng suất.

Quy trình làm việc cũng giúp chiến lược kinh doanh của công ty thiết lập văn hóa cải tiến liên tục. Con người tạo ra những tiêu chuẩn này, nghĩa là chúng không phải lúc nào cũng hoàn hảo theo thời gian. Một quy trình làm việc xuất sắc là linh hoạt và sẵn sàng thay đổi. Những gì hoạt động hôm nay có thể không còn hiệu quả trong mười năm nữa.

Quy trình làm việc cũng thúc đẩy một nơi làm việc an toàn. Quy trình được tiêu chuẩn hóa đảm bảo nhân viên sẽ hoàn thành nhiệm vụ và không ai gặp nguy hiểm. Trong ngành sản xuất hoặc cơ sở sử dụng thiết bị nặng, quy trình làm việc rất quan trọng đối với sức khỏe của tất cả nhân viên.
Quy trình làm việc cũng giúp đào tạo nhân viên mới dễ dàng hơn. Một bộ quy trình đáng tin cậy sẽ giúp các thành viên nhóm mới chưa quen với các hoạt động được sắp xếp công việc một cách khoa học. Nó cũng sẽ đảm bảo rằng công ty dành ít thời gian và tiền bạc hơn để đào tạo nhân viên mới. Vì vậy, năng suất sẽ tăng lên.

2. Các loại quy trình làm việc khác nhau
Mỗi tổ chức đều có những nhu cầu khác nhau về quy trình làm việc. Tuy nhiên, hầu hết các quy trình làm việc sẽ thuộc một trong bốn loại này.

Hướng dẫn từng bước một

Hướng dẫn từng bước là danh sách kiểm tra, ngoại trừ nhân viên phải tuân theo chúng theo một thứ tự cụ thể. Quy trình làm việc này phải được xác định vì trình tự là tối quan trọng. Khi một công ty phát triển các hướng dẫn từng bước, công ty phải nhấn mạnh việc không bỏ qua bất kỳ bước nào. Làm như vậy sẽ gây ra các vấn đề về an toàn và chất lượng.

Danh sách kiểm tra

Danh sách kiểm tra còn được gọi là danh sách việc cần làm, là hình thức quy trình làm việc phổ biến nhất. Quy trình làm việc này có thể ở dạng kỹ thuật số hoặc trên giấy để phân phối cho nhân viên. Danh sách kiểm tra rất dễ tạo vì chúng dễ dàng chuyển tải suy nghĩ ra giấy. Người sáng tạo có thể thiết lập các tiêu đề và sau đó chỉ định một tập hợp các chủ đề phụ bên dưới chúng.

Sơ đồ quy trình

Lưu đồ là một cách lý tưởng để phác thảo quy trình làm việc cho người học trực quan. Lưu đồ truyền đạt mọi thứ một cách trực quan nhưng cũng cung cấp ngữ cảnh xung quanh một bước cụ thể. Lưu đồ sử dụng mũi tên và các thành phần hình dạng khác để giải thích cái nhìn tổng thể về một quy trình. Lưu đồ cũng truyền tải cách một bước này hỗ trợ cho bước khác, giúp tăng cường sự hiểu biết giữa các nhân viên.

Danh sách phân cấp

Danh sách phân cấp rất hữu ích cho các thủ tục phức tạp hơn. Nếu một nhiệm vụ có nhiều thông tin bổ sung, danh sách dấu đầu dòng hoặc danh sách kiểm tra phân cấp sẽ là một giải pháp hoàn hảo. Các bước phân cấp giúp quy trình làm việc không quá dài dòng hoặc khó hiểu. Đôi khi việc giải thích một quan điểm riêng lẻ là một thách thức. Người viết cần chia nó thành nhiều thông tin hơn.

3. Cách tạo một quy trình làm việc
Bây giờ bạn đã hiểu khái niệm đằng sau một quy trình làm việc, chúng tôi phải giải thích cách xây dựng một quy trình đó. Vì quy trình làm việc là những hướng dẫn dài hạn nên chúng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để phát triển. Dưới đây là các bước quan trọng cần biết khi hình thành một quy trình làm việc.

Bước một: Xây dựng danh sách chung các quy trình

Bước đầu tiên là xác định quy trình, quy trình công việc hoặc nhiệm vụ nào cần quy trình. Có nhiều cách để xây dựng danh sách này. Nhóm điều hành có thể hội ý để thảo luận về các lựa chọn. Cũng sẽ là điều khôn ngoan nếu thu hút các lãnh đạo từ các phòng ban khác nhau. Bằng cách đó, quy trình sẽ bao gồm tất cả các chủ đề. Thực tế đã được chứng minh là công ty khảo sát các thành viên trong nhóm của mình vì họ là những người tuân theo các quy trình.
Sau khi lập danh sách, bạn có thể gửi nó đi khắp công ty để đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Từ đây, bây giờ tôi đã có hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc cho bạn.

Bước hai: Bắt đầu với mục tiêu

Mọi quy trình làm việc đều có một “lý do” đằng sau nó. Việc lập danh sách các mục tiêu cho mỗi quy trình làm việc là rất quan trọng. Quy trình làm việc cần giải quyết vấn đề hoặc mang lại giá trị. Vì vậy, vấn đề bạn đang cố gắng giải quyết là gì? Quy trình làm việc này sẽ mang lại giá trị gì cho nhân viên? Đây là cả hai câu hỏi mà bạn phải trả lời khi tạo từng quy trình làm việc.

Bước ba: Chọn định dạng

Cơ hội là một công ty đã phát triển các quy trình. Nếu đúng như vậy, những tài liệu này có thể dùng làm mẫu để xây dựng các quy trình làm việc mới. Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên đánh giá các loại quy trình làm việc khác nhau. Sau đó, quyết định định dạng nào sẽ truyền đạt tốt nhất phương pháp hoàn thành nhiệm vụ.

Bước bốn: Giao tiếp một cách dễ dàng

Trước khi bạn tạo quy trình làm việc, hãy đánh giá đối tượng mục tiêu của bạn là ai. Đội ngũ lãnh đạo của bạn có thể có cách truyền đạt các vấn đề, nhưng liệu tất cả nhân viên có hiểu được điều đó không? Có ba điều cần cân nhắc khi viết một quy trình làm việc mới:

Trải nghiệm của nhân viên: Quy trình làm việc này có áp dụng cho nhân viên mới, nhân viên dày dạn kinh nghiệm hoặc người quản lý không?
Số lượng nhân viên: Quy trình làm việc dành cho một người, một nhóm nhỏ hay nhiều nhân viên?
Quy trình đã tồn tại: Đã có quy trình hoặc quy trình công việc nào được tạo chưa? Nếu vậy, công ty có thể cải thiện nó như thế nào?

Bước năm: Hợp tác làm việc với nhân viên

Công ty của bạn muốn tạo các quy trình làm việc hướng tới người dùng cuối, đó là các nhân viên. Vì vậy, việc hợp tác với nhân viên để viết chúng là rất quan trọng. Bạn đã khảo sát họ về những chủ đề tốt nhất để đưa vào, nhưng bạn nên lấy ý kiến đóng góp của họ cho từng bước của quy trình. Hỏi các thành viên trong nhóm về những thách thức và điểm khó khăn phổ biến nhất của họ. Sau đó, đưa những phản hồi này vào quy trình.

Bước sáu: Viết ra

Khi bạn nhận được phản hồi từ tất cả các bên liên quan nội bộ, đã đến lúc bắt đầu viết. Sắp xếp các ghi chú của bạn để bạn có thể tham khảo chúng một cách nhanh chóng. Sau khi bạn hoàn tất quá trình viết, hãy đọc lại tài liệu và nhận thêm phản hồi từ các thành viên trong nhóm của bạn.

4. Lợi ích của quy trình làm việc
Quy trình làm việc có một số lợi ích ngắn hạn và dài hạn. Dưới đây là một số lý do tại sao các công ty tốt nhất có hệ thống quy trình làm việc đáng tin cậy.

Tiết kiệm thời gian

Quy trình làm việc tiêu chuẩn là chìa khóa cho năng suất lâu dài của một công ty. Khi nhân viên hiểu biết về một quy trình, họ sẽ thực hiện nó tốt hơn rất nhiều.
Việc chuyển giao kiến thức này diễn ra theo hai cách khác nhau. Đầu tiên, một quy trình làm việc sẽ đào tạo nhân viên mới đúng cách ngay từ ngày đầu tiên. Bằng cách đó, họ có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả ngay lập tức. Quy trình làm việc cũng sẽ là nguồn tài liệu có thể truy cập để tham khảo khi nhân viên gặp sự cố.

Bài học ở đây rất đơn giản: nhân viên càng dành ít thời gian để tìm câu trả lời thì họ sẽ càng làm việc hiệu quả hơn. Công ty sẽ mất đi năng suất quý giá khi thành viên trong nhóm không thể tìm ra câu trả lời cho một câu hỏi. Một quy trình làm việc chất lượng sẽ giải quyết được vấn đề này.

An toàn lao động

Quy trình làm việc rất quan trọng đối với môi trường có máy móc, thiết bị nặng hoặc hóa chất nguy hiểm. Trong khi các công ty muốn hoạt động hiệu quả thì ưu tiên số một là sự an toàn của nhân viên. Quy trình làm việc sẽ giúp nhân viên nhận thức được những nguy hiểm và mối nguy hiểm. Các quy trình được viết tốt sẽ truyền đạt những gì bị cấm, bắt buộc hoặc nguy hiểm trong vai trò này.

Khi một quy trình làm việc ghi lại một mối nguy hiểm cụ thể, nó sẽ dẫn đến ít thương tích và tai nạn hơn. Để nâng cao nhận thức của mọi người, ảnh, biểu tượng và các hình ảnh trực quan khác sẽ tạo ra tác động trực quan nhất.

Tăng cường tuân thủ

Một số quy trình làm việc sẽ được yêu cầu để tuân thủ các quy định. Ví dụ: ISO 9001 là chương trình đào tạo bắt buộc đối với nhiều ngành và môi trường làm việc khác nhau. Tuy nhiên, nhân viên của bạn có thể mất thời gian cập nhật trước tài liệu cho quá trình kiểm tra.
Việc thiết lập một bộ quy trình chắc chắn sẽ loại bỏ sự cần thiết phải thực hiện việc này. Nó sẽ tiết kiệm thời gian và rắc rối, nhưng nó cũng sẽ cho phép nhân viên đầu tư nhiều thời gian hơn vào các dự án hiện tại của họ. Vì quy trình làm việc tiêu chuẩn giúp môi trường làm việc an toàn hơn nên đồng thời nó cũng sẽ khiến môi trường làm việc tuân thủ hơn.

Nâng cao kiến thức tại nơi làm việc

Khi có tài liệu bằng văn bản cho mọi quy trình hoặc nhiệm vụ, nó sẽ nâng cao kiến thức tổng thể của công ty. Nhân viên sẽ luôn có điều gì đó để tham khảo khi họ gặp khó khăn trong một vấn đề. Quy trình làm việc hiệu quả nhất khi các thành viên trong nhóm của bạn cần phản ứng kịp thời trước một tình huống không lường trước được.

Một chi phí lớn đối với các công ty là thời gian ngừng hoạt động và mất năng suất. Việc ghi lại một quy trình làm việc đáng tin cậy sẽ giúp nhân viên của bạn không phải chờ đợi câu trả lời. Tuy nhiên, điều quan trọng là quy trình làm việc phải rõ ràng và dễ tìm. Có quy trình làm việc vô tổ chức sẽ không giải quyết được vấn đề trước mắt.

Cung cấp tính nhất quán và chất lượng

Hợp lý hóa và tiêu chuẩn hóa các quy trình có liên quan trực tiếp đến quản lý và kiểm soát chất lượng. Khi có một cách phổ quát để thực hiện một nhiệm vụ, nó sẽ làm cho kết quả trở nên nhất quán. Bất kể nhân viên nào làm việc trong dự án, kết quả sẽ có chất lượng khi mọi người đều tham khảo cùng một quy trình làm việc.

Nếu có lỗi hoặc sự cố xảy ra với sản phẩm, quy trình làm việc cũng sẽ giúp bạn dễ dàng xác định sự cố đã xảy ra ở đâu. Lưu đồ rất phù hợp cho tình huống này vì học tập bằng hình ảnh.

Cải thiện giao tiếp

Một quy trình làm việc đáng tin cậy cũng sẽ giúp các thành viên trong nhóm có cùng quan điểm. Quy trình làm việc sẽ cung cấp ảnh chụp nhanh rõ ràng về từng bước của quy trình. Một điểm tham chiếu tập trung đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều tham khảo cùng một tài liệu, tức là nói cùng một ngôn ngữ. Nó giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và cho phép các nhóm chức năng chéo giao tiếp hiệu quả với nhau.

Quy trình làm việc tiêu chuẩn cũng củng cố quy trình thiết lập mục tiêu. Biết cách thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả sẽ đặt nền tảng cho việc đánh giá hiệu suất và phát triển nhân viên. Với một bộ quy trình làm việc hợp lý, tất cả thành viên trong nhóm sẽ tiến triển theo đúng hướng.

Tăng cường quá trình đào tạo và giới thiệu

Đào tạo nhân viên mới là một khoản chi phí khổng lồ đối với nhiều công ty. Thông thường, một thành viên mới trong nhóm sẽ phải tìm hiểu về một số hệ thống mới. Ngoài chi phí tiền lương, tiền công thì chi phí cao nhất là thời gian. Một nhân viên hiện tại sẽ phải hy sinh thời gian ngoài lịch trình của họ để đào tạo nhân viên mới. Do đó, việc đào tạo nhân viên mới cần phải hiệu quả nhất có thể.

Quy trình làm việc là một hướng dẫn tham khảo dễ dàng để giới thiệu thành viên nhóm mới này. Nếu công ty ghi lại các thủ tục cho tất cả các nhiệm vụ thì việc đào tạo sẽ đơn giản hơn, ít tốn thời gian hơn và do đó rẻ hơn. Nó cũng sẽ tăng năng suất về lâu dài vì nhân viên mới sẽ học tài liệu đúng cách.